Microsoft 365 Copilot: Das neue Tool für mehr Produktivität und Effizienz im Arbeitsalltag

Die digitale Transformation verändert nicht nur die Art und Weise, wie wir Produkte einkaufen oder wie wir uns über wichtige Themen informieren, sondern sie verändert vor allem, wie wir arbeiten. Und das sogar fundamental. Wir haben unsere Teams bereits gefragt, wie sie den Wandel ihrer Arbeit durch Tools wie ChatGPT bewerten. Mit Microsoft Copilot kommt jetzt aber ein neues Tool auf den Markt, das unsere Arbeitswelt noch viel grundlegender verändern könnte.

Microsoft 365 Copilot im Überblick:

1. 1. 1. KI auf dem Vormarsch
      2. Das ist mit dem Tool und den Microsoft Apps möglich
      3. Das bietet der Business Chat
      4. Datenschutz und Sicherheitsstandards
      5. Der Ist-Stand der Entwicklung
      6. Whitepaper zu digitalen Transformation

Microsoft 365 Copilot: KI auf dem Vormarsch

KI bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, Produkte und Services wie auch die Zusammenarbeit und Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Auf Basis automatisiert gesammelter und zentral verwalteter Daten können zielgerichtete Entscheidungen für optimierte Einkaufserlebnisse getroffen und somit die Kundenbindung gestärkt werden.

ChatGPT, DALL-E und andere KI-basierte Tools bieten darüber hinaus Ansatzpunkte, um einfache Aufgaben im Arbeitsalltag zu erleichtern. Mitarbeitende können zum Beispiel eine Gliederung für einen Blogbeitrag, einfache Codes oder Bilder für Präsentationen generieren.

Das neue Produktivitätstool von Microsoft Copilot geht allerdings noch weiter. Zum einen ist es direkt in die von Microsoft bekannten Apps wie Teams, Outlook, PowerPoint und Excel integriert und erleichtert somit beispielsweise die Erstellung von Texten, Präsentationen und Excelauswertungen. Mit dem Business Chat ist es außerdem möglich, konkrete Aufgaben in natürlicher Sprache zu formulieren.

Die Technologie greift dazu auf ein Large Language Model (LLM) zurück, das darauf trainiert ist, die menschliche Sprache zu verstehen und kombiniert diese mit den Microsoft Graph Daten. Das sind all die Daten, die ihr in Microsoft-Diensten generiert, also beispielsweise E-Mails, Kalendereinträge und Chatnachrichten.

Die Vision von Satya Nadella, CEO von Microsoft ist es, mithilfe von Computertechnik den menschlichen Intellekt und ihr Handeln in Zukunft zu erweitern. Microsoft 365 Copilot soll also ganz bewusst Mitarbeitenden alltägliche Aufgaben erleichtern, damit diese mehr Zeit für kreative Aufgaben, neue Ideen und den eigentlichen Kern ihrer Arbeit haben.

Microsoft 365 Copilot: Das ist mit dem Tool und den Microsoft Apps möglich

Möchten Content Creator einen Text zu einem bestimmten Thema verfassen, können sie sich von Copilot in Word einen ersten Entwurf ausgeben lassen, den sie mit fundierten Fakten und eine persönliche Note anreichern können.

Auch die Erstellung ganzer PowerPoint Präsentationen soll mit Copilot möglich sein. Das Tool stellt euch mit wenigen Angaben Inhalte aus gewünschten Dokumenten wie zum Beispiel einem Kundenangebot zusammen und bereitet diese optisch ansprechend auf. Darüber hinaus soll Copilot in der Lage sein, Vortragsnotizen für die einzelnen Folien vorzuschlagen.

Ja, viele Dinge können in anderen Systemen übersichtlicher abgebildet werden als in Excel. Für manche Auswertungen oder Übersichten ist es dennoch das geeignetste, da für viele das geläufigste Tool. Copilot macht die Verarbeitung von Auswertungen in Excel in Zukunft sogar noch einfacher. Es kann Entwicklungstrends in euren Tabellen analysieren und schnell optisch durch farbliche Hervorhebungen oder in einem Diagramm abbilden.

Ein weiteres Szenario, das wohl viele Arbeitnehmende kennen, ist die Flut an Mails, die einen nach einem zweiwöchigen Urlaub erwartet. Auch hier kann Copilot in Zukunft Abhilfe schaffen, indem es zum Beispiel die wichtigsten E-Mails hervorhebt, Informationen aus langen Nachrichten rausfiltert und sogar erste Antwortoptionen liefert.

Selbst Meetings, die ihr via Teams abhaltet, könnt ihr mit Copilot in Zukunft einfacher dokumentieren und organisieren. Ihr könnt euch vor dem Meeting wichtige Informationen zusammenstellen, Kernaussagen des Gesprächs zusammenfassen und auf Grundlage dessen sogar nächste Schritte vorschlagen lassen.

Wenn sich zwei wichtige Meetings überschneiden, erstellt Copilot euch im Anschluss an das verpasste Meeting eine Zusammenfassung und eine Übersicht über eure daraus hervorgegangenen Aufgaben. Habt ihr dann noch offene Fragen, könnt ihr diese direkt an das Tool stellen.

Auch Notizen in OneNote fasst Copilot euch in kürzester Zeit zu einem vollständigen und übersichtlichen Dokument zusammen. Salesmanager können somit beispielsweise nach einem Kundentermin auf Grundlage der erstellten Notizen, übrigens auch die gerne erstellt durch Copilot, automatisiert ein Angebot im gewünschten Layout erstellen.

Jede Anwendung soll also ihren eigenen Copiloten bekommen, mit dem ihr die erwünschte Funktion ausfüllen oder eure individuellen Fragen stellen könnt. Dazu öffnet sich, ähnlich wie bei einem Chatbot auf einer Webseite, ein Konversationsfenster.

Als User könnt ihr jetzt eure Frage formulieren, den sogenannten Prompt. Ähnlich wie bei ChatGPT und anderen KI-Tools braucht es auch hier einiges an Übung, um den Prompt so zu formulieren, dass das Tool auch wirklich die gewünschte Frage umfassend beantwortet.

In diesem Video bekommt ihr einen noch besseren Einblick von Microsoft 365 Copilot:

Microsoft 365 Copilot soll außerdem Mitarbeitenden dabei helfen, die Möglichkeiten der Microsoft-Apps in Zukunft umfassender zu nutzen. Das Tool verwendet Funktionen, die viele User bisher schlichtweg nicht genutzt haben, weil ihnen gar nicht bewusst ist, was die Tools alles können. So lernt ihr neue Möglichkeiten der Anwendungen kennen und bringen eure Präsentationen, Analysen, Mails und Co. auf ein ganz neues Level.

Microsoft 365 Copilot: Das bietet der Business Chat

Den Business Chat sollt ihr künftig über Microsoft.com, Bing oder direkt über Teams aufrufen können. Möchtet ihr zum Beispiel eure Business-Strategie anpassen, trägt Copilot alle Informationen für euch zusammen, die ihr als Grundlage benötigt. Auf Basis eurer vorhandenen Daten aus Exceltabellen, Teams-Meetings, E-Mail-Konversationen und Co. kann das Tool zum Beispiel eine ganze SWOT-Analyse, also eine Einschätzung der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Unternehmens zusammenstellen.

Auch könnt ihr euch wichtige Informationen aus mehreren Meetings in wenigen Sekunden automatisiert zusammenfassen lassen und mit dem gesamten Team teilen. Somit stellt ihr sicher, dass alle Mitarbeitenden umfassend informiert sind, ohne dass euch die Kommunikation viel Zeit kostet oder ihr gar wichtige Informationen vergesst, zu teilen.

Microsoft 365 Copilot: Datenschutz und Sicherheitsstandards

Je umfassender intelligente Tools in unseren Alltag, egal, ob privat oder beruflich eingreifen, desto mehr wird Verantwortung von denen gefordert, die diese Lösungen einsetzen. Es müssen soziale, kulturelle und rechtliche Normen erfüllt sein.

Die Antwort des Large Language Models wird noch einmal durch Copilot nachbereitet, um sich zu stellen, dass alle Sicherheits-, Compliance-, und Datenschutzrichtlinien und -prozesse eingehalten werden.

Microsoft 365 Copilot: Der Ist-Stand der Entwicklung

Aktuell wird Copilot mit einer kleinen Kundengruppe getestet. In dieser Testphase soll das Tool noch weiter optimiert werden, bevor es für die breite Masse zugänglich gemacht wird. Dann soll der Copilot in alle Microsoftanwendungen integriert werden. Welche Kosten und Lizenzoptionen dann auf die User zukommen, will Microsoft noch nicht verraten. Wir gehen aber stark davon aus, dass so viel Produktivitätssteigerung durch ein scheinbar herausragend trainiertes Model seinen Preis haben wird.

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